Datenschutzordnung des Stadtjugendrings Reutlingen e.V. Abteilung Dachverband / AG Jugendarbeit
Die Datenschutzordnung des Stadtjugendrings Reutlingen e.V. regelt die Verarbeitung und Speicherung von Daten von Mitgliedern und Funktionsträgern, also von Daten, die im Zusammenhang mit der Funktion als Jugendring, als Arbeitsgemeinschaft der Jugendarbeit betreibenden Vereinen und Gruppierungen bzw. als Dachverband entstehen. Diese Regelung ist notwendig, weil bei einem Wechsel von Delegierten eine Datenschutzlücke entstehen kann, weil Datenschutzinformationen dann nicht oder nur mit hohem Aufwand und geringer Transparenz vermittelt werden können. Sie ist ferne notwendig, um das Archivinteresse des Stadtjugendrings transparent zu machen.
Daten die bei der Verwaltung des Hauses der Jugend, bei Dienstleistungen für die Stadt Reutlingen, bei Projekten oder anderen Arbeiten entstehen, fallen nicht unter diese Ordnung, sie unterliegen den geltenden Gesetzen, insbesondere der DS-GVO ohne weitere Regelungen. Das gilt auch für Mitarbeiter_innendaten des Stadtjugendrings.
Daten der Mitglieder, soweit sie juristische Personen, also insbesondere Vereine oder Kirchen sind, fallen nicht unter die DS-GVO, sie unterliegen keinem Schutz.
Daten von Delegierten und Amtsträger_innen und Daten von Mitgliedern, die keine juristische Personen sind, sind der Kern dieser Ordnung.
Das Grundselbstverständnis des Stadtjugendrings ist das einer Arbeitsgemeinschaft, eines Netzwerks der Jugendarbeit. Um diesen Zweck zu erreichen, muss der Vorstand des Stadtjugendrings, die Geschäftsstelle und bei Bedarf auch die Mitglieder alle (anderen) Mitglieder erreichen können.
Die Mitglieder haben die Mitgliederpflicht, sich erreichbar zu machen, um satzungsgemäße Anliegen umzusetzen, um sie zu Mitgliedsversammlungen einladen zu können, um sie zur Mitarbeit einzuladen und um Kooperationen zwischen Mitgliedern zu ermöglichen. Auch weil Mitglieder das Recht haben eine Mitgliederversammlung ohne oder gegen den Willen des Vorstandes einzuberufen, müssen alle Mitglieder erreichbar sein (§6 Satzung: „…Auch das Präsidium oder EIN DRITTEL DER MITGLIEDER können die MV aufgrund eines wichtigen Grundes mit einer Frist von einer Woche einberufen..“]
Die Mitgliederdaten dürfen zur Kooperation an andere Mitglieder weitergeben werden, wenn dem nicht offensichtliche Schutzinteressen entgegenstehen oder eine Durchleitung von Daten ebenfalls möglich ist.
Die Namen und die Zugehörigkeit zu einem Mitgliedsverband dürfen bei allen Vorstands- und Präsidiumsmitgliedern veröffentlicht werden, Präsidiumsmitglieder können dem mit einem berechtigten Interesse widersprechen. Von den aktuellen Vorsitzenden dürfen Fotos veröffentlicht werden.
Zu den Daten der Mitglieder gehören: Die Mitglieder sollen mindestens eine funktionierende Mailadresse eines_r Delegierten hinterlassen und die Postanschrift des Vereinssitzes. Hilfreich ist, wenn ein_ Ersatzdelegierte auch eingeladen wird. Hilfreich ist der Kontakt der Leitungsinstanz, bzw. der Geschäftsstelle. Das Datum des Ein- und Austritts.
Zu den Kontaktdaten die notwendig sind gehören:
Der Name des Mitgliedsvereins bzw. des Mitglieds, wenn es kein Verein bzw. juristische Person
Der Vor- und Nachname der Delegierten. Die Vereinszugehörigkeit. Die Mailadresse. Wenn möglich eine oder mehrere Telefonnummern. Die Anschrift wird, wenn sie mitgeteilt wird, gespeichert und genutzt.
Möglicherweise werden Usernamen von Messangern gespeichert und genutzt.
Weil der Stadtjugendring keine Mitgliedsgebühren verlangt, werden Bankdaten regulär nicht gespeichert. Bankdaten, die im Zusammenhang mit dem Jugendgruppenzuschuss erhoben werden, fallen unter 1.1. und 1.2.
Bei Mitgliederversammlungen des Stadtjugendrings dürfen zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit Fotos gemacht werden und veröffentlicht werden, sofern nicht im Einzelfall berechtigte Interessen dem entgegenstehen. Außer bei Vorständen werden keine Namen mitveröffentlicht. Des Weiteren werden die Teilnehmenden Verbände gespeichert und veröffentlicht (Protokoll, Teilnahmestatistik)
Soweit mehr Daten erhoben, verarbeitet oder weitergegeben werden, muss eine zusätzliche Datenschutzinformation gegeben und dokumentiert werden oder es muss eine Vereinbarung getroffen werden.
Die Daten werden erhoben, werden beim Stadtjugendring und einem externen Provider gespeichert, werden im Stadtjugendring verarbeitet und werden nach der gesetzlichen Löschfrist gelöscht, sofern keine Ausnahmen festgelegt sind. Für eine externe Speicherung werden die notwendigen Auftragsdatenvereinbarungen geschlossen.
Nicht gelöscht werden die Namen, die Vereinszugehörigkeit und wünschenswerter Weise ein Kontakt und Bilder von ausgeschiedenen Vorständen. Der Name und die Vereinszugehörigkeit haben archivarische Interessen. Der Name und die Mitgliedschaft dürfen im Internet veröffentlicht werden.
Der Stadtjugendring darf die Namen seiner Mitglieder die Vereine oder andere juristische Personen sind, veröffentlichen oder weitergeben auf Basis der DS-GVO. Er darf die Namen von beratenden Mitgliedern nach dieser Satzung veröffentlichen oder weitergeben, sofern kein berechtigtes Interesse dem entgegensteht.
Der Stadtjugendring darf, sofern kein berechtigtes Interesse dagegensteht, den Namen von Delegierten auch außerhalb des Stadtjugendrings weitergeben. Wenn von Außenstehenden ein Kontaktwunsch angetragen wird, wird der Stadtjugendring diesen Wunsch weiterleiten.
Die Kontaktdaten stehen dem gesamten Vorstand, Präsidium und der Geschäftsstelle zur Verfügung, soweit es sich um die Arbeit im Netzwerk des Stadtjugendrings handelt. Soweit doch weitere Daten erhoben wurden, insbesondere Bankdaten stehen sie der Geschäftsstelle und den Kassenprüfer_innen zur Verfügung.
Der Stadtjugendring ist berechtigt, alle Mitglieder regelmäßig und außerplanmäßig über relevante Informationen aus der Jugendarbeit und für die Jugendarbeit per mail und/ oder Newsletter zu informieren.
Die Ordnung wird von der Mitgliederversammlung entschieden. Sie wird vom Vorstand weiterentwickelt, Änderungen werden von der MV entschieden.
In allen anderen Fragen gelten die gesetzlichen Grundlagen, insbesondere die DS-GVO und das Bundesdatenschutzgesetz. Das betrifft z.B. den Widerspruch, die Sperrung von Daten, die Korrektur oder die Auskunft über Daten.
Diese Ordnung wurde von der Mitgliederversammlung des Stadtjugendrings am 04.03.2020 verabschiedet.
